Vallaarhiivi korraldamise normaal-kodukord
| ||||||
Alus: Arhiiviseaduse § 28 (RT 53 ― 1935).
Antud Haridus- ja sotsiaalministri poolt kokkuleppel Siseministriga.
I. Üldmäärused.
muuda§ 1. Vallaarhiivi ülesandeks on alal hoida ja korraldada vallaarhiivides asuvaid arhiivfonde ja arhivaale ning neid kättesaadavaks teha andmete saamiseks tegeliku elu kasutamiseks ja teaduslikuks uurimiseks.
§ 2. Vallaarhiivis hoitakse alal: 1) endised veneaegsed vallavalitsuse arhiivid, 2) vallakohtu arhiivid, 3) vallavalitsuse kantselei- ja arveraamatud ning kirjavahetus, kaardid ja dokumendid, seaduse- ja käsiraamatud, ametpitsarid ja kirjatemplid, millised seatud korras on üle antud registratuurist arhiivi, 4) valla hoolekandekohtu kantselei- ja arveraamatud ning asjatoimetused, 5) perekonnaseisu raamatud, dokumendid, 6) raamatukogude arhiivid ja 7) muud arhivaalid, millised seatud korras on üle antud arhiivi.
§ 3. Vallaarhiivis hoiduv arhiivifond koosneb seeriaist, toimikuist, üldtoimikuist ja üksikdokumentidest.
Seeria on kogu dokumente, millised on koondatud valla asjaajamisel ühte tunnuste põhjal, mis korduvad iga ühendatud dokumendi juures.
Seeriatesse ühendatud arhivaalid on varustatud ühe ja sama pealkirjaga.
Toimik on kogu dokumente, millised sisuliselt üksteisega seotud, ning puudutavad ühte ja sama ala või küsimust.
Toimikud, millised koondatud ühe kaante vahele ja puudutavad üht ja sama ala, moodustavad üldtoimiku.
Arhiivi korraldamisel ja nimistuga varustamisel on algüksuseks üksik arhiivese, nagu köide seeriast, toimik või üldtoimik, üksikdokument, ametpitsar, kirjatempel, kaart j.n.e.
§ 4. Vallaarhiivis säiluv arhiivmaterjal liigitatakse ja kuulub alalhoidmisele Arhiiviseaduses § 32 ettenähtud alustel.
Üksikuid arhivaale või arhivaalide liike võib hävitada, koostades vallavalitsuse otsuse põhjal hävitamiseks määratud arhivaalide kohta nimistu käesoleva normaal-kodukorra §§ 6―14 kohaselt ja saates selle kahes eksemplaris arhiivinõukogule, kes otsustab, milliseid arhivaale võib hävitada.
Hävitamine sünnib põletamise teel.
§ 5. Vallaarhiivi korrashoiu, kasutamise ja kaitse üle valvab vallasekretär.
II. Arhiivi korraldamine.
muuda§ 6. Arhiivi korraldamise juures on aluseks asjaajamise juures tekkinud seeriad, toimikud ja üksikdokumendid. Registratuurist arhiivi üleantavad arhivaalid tulevad säilitada samas korras, nagu nad registratuuris korraldatud.
Toimikute arv tuleb enne registratuurist arhiivi andmist nummerdada ja lehtede arv vallasekretäri poolt tõestada.
§ 7. Vallaarhiivis tulevad korraldada arhivaalide liigid järgmiselt:
A. Endise vallavalitsuse arhiivfondis.
1. Protokolliraamatud (kui vallavolikogu ja vallavanema protokoliraamatud on lahus peetud ― moodustavd kumbki eriseeria).
2. Saadud kirjade registrid.
3. Lauajuhendid.
4. Väljasaadetud kirjade registrid.
5. Vakuraamatud.
6. Revisjonilehed.
7. Perekonnaraamatud ja elanikkude nimekirjad.
8. Magasiraamatud ― magasivilja laenude raamatud.
9. Maksuraamatud ― maksumaksjate nimekirjad liikide järgi.
10. Kirjade kanderaamatud ja postiraamatud.
11. Passiraamatud ― väljaantud passide registrid ja tähestikud.
12. Rõugepanemise raamatud.
13. Küüdiraamatud ― liikide järgi kui jala ja hobuse küüdid eraldi.
14. Kaubanduslikkude ja tööstuslikkude ettevõtete kontrollraamatud.
15. Kauplemislubade sissekanderaamatud.
16. Tagavaraväelaste ja maakaitseväelaste registreerimise raamatud.
17. Nimestikud:
a) tagavaraväelaste alfabeetilised nimestikud,
b) elamislubade alfabeetilised nimestikud,
c) vallavõlgnikkude nimestikud,
d) vallaarhiivi nimestikud,
e) vahialuste nimestikud.
18. Vaestele abiandmise raamatud.
19. Mitmesugused kantseleiraamatud, mis eelmistes seeriates loetlemata.
20. Saadud ringkirjad.
21. Toimikud kimpu seotult.
22. Üksikdokumendid (liikide järgi kronoloogiliselt).
23. Kassaraamatud korraldada liikide järgi, iga liik kronoloog. j.
24. Eelarveliste tulude raamatud.
25. Eelarveliste kulude raamatud.
26. Kviitungiraamatud.
27. j.n.e.
B. Endise vallakohtu arhiivfondis.
1. Protokolliraamatud, eriliikide järgi, millest iga liik moodustab seeria.
2. Aktiraamatud.
3. Kassaraamatud.
4. Päranduse, eestkoste ja hoolekande varanduste üksikarvete raamat.
5. Saadud kirjade raamat.
6. Väljastatud kirjade raamat.
7. Nimestikud:
a) kohtutoimikute lauaregistrid (toimikute nimestikud),
b) protsessi toimikute alfabeedid.
8. Protsessi toimikud.
9.Toimikud ― üldine kirjavahetus.
10. j.n.e.
C. Eestiaegses arhiivfondis.
1. Vallavalitsuse arhiiv korraldatakse nii, nagu seda nõuavad registratuuri korraldamise määrused. Kui registratuur on korraldatud kümnend süsteemi järgi, tuleb sama korraldus säilitada arhiivi korraldamisel.
2. Vallakohtu arhiiv korraldatakse analoogiliselt veneaegsele arhiivile (B).
Kui vallavalitsuse või vallakohtu arhiivfondist leidub seeriaid, toimikuid või üksikdokumente, millised ei mahu eeltoodud nimistu alla, tulevad nad korraldamisel asetada seeria järele, milline talle sisuliselt kõige lähedam.
§ 8. Seeriad tulevad arhiivi korraldamisel järjestada kronoloogiliselt.
§ 9. Toimikud, mille kohta on olemas vanad nimestikud, tulevad jätta järjekorda, milles nad vanas nimestikus sisse kantud, või seada sellesse järjekorda, kui see vahepeal on segi läinud.
Kui vanad nimestikud puuduvad ja toimikuil ei leidu signatuurmärke, mille põhjal oleks neid võimalik seada vanasse järjekorda, tulevad toimikud järjestada kas kronoloogiliselt, või kui nad käivad isikute kohta, alfabeetiliselt.
§ 10. Iga arhivaal tuleb varustada järjekorranumbriga.
III. Arhiivi nimistu.
muuda§ 11. Vallaarhiiv peab varustatud olema arhiivi nimistuga.
§ 12. Vallaarhiiv kantakse ühte nimistusse, kusjuures iga arhiivfondi nimistu võib teha eriraamatusse. Nimistu jaguneb peajaotustesse vastavalt eri arhiivfondidele, mis vallaarhiivis hoiduvad. Iga nimistu peajaotus märgitakse ära suurte ladina tähtedega, järjekorras A, B, C j.n.e.
§ 13. Nimistusse kantakse lahtrite järjekorras järgmised andmed:
1-ne lahter ― järjekorranumber. Iga nimistu peajaotuses (§ 12) algab algab järjekorra numeratsioon uuesti 1-st peale.
2-ne lahter ― arhivaali nimetus, millena tuleb nimistusse kanda jutumärkidesse asetatult vana pealkiri, kui ta olemas, täpsalt sellel kujul, nagu ta leidub arhivaalil. Vana pealkirja puududes tuleb lühida lausega ära tähendada arhivaali sisu, ilma jutumärkideta. Arhivaali nimetuse all tuleb samuti ära tähendada kirjapalade nimetus, mis leidudes ühes arhivaalis, ei kuulu otsekohe selle sisu hulka, ja teade, mitmest osast ning lehest arhivaal koosneb.
3-as lahter ― arhivaali daatum, s.o. aasta, ehk kui arhivaalis leiduvad mitme aasta dokumendid, alg- ja lõppaasta, mis ühendatud kriipsuga.
4-as lahter ― märkused, kus tulevad anda muud teated arhivaali kohta, seal hulgas ka andmed arhivaali hävitamise kohta.
§ 14. Arhivaalid tulevad kanda nimistusse korraldamisel saadud järjekorras. Arhivaal peab nimistus kandma sama järjekorranumbrit, mille ta saanud korraldamisel.
IV. Arhivaali kasutamine ja kaitse.
muuda§ 15. Vallaarhiiv ja vallaarhivaalid peavad olema korraldatud nii, et nad on kättesaadavad tegeliku elu rahuldamisele ja teadusliku uurimise nõuetele.
§ 16. Vallavalitsustel on õigus keelata arhivaalide kasutamist isikutele ja asutustele, kellest on karta, et nad sel teel saadud andmeid tarvitavad avaliku korra või heade kommete vastaselt.
§ 17. Vallaarhiivi kasutajad registreeritakse vastavasse selleks sisse seatud raamatusse.
§ 18. Välja anda arhivaale kasutamiseks väljaspoole vallavalitsuse ruume võib ainult ameti- ja teadusasutuste nõudel ja vastutusel, kuid mitte kauemaks, kui neljaks kuuks. Seda tähtaega võib vallavalitsus pikendada ainult erilistel juhtudel.
§ 19. Arhiivi asukohaks peavad olema kuivad arhivaalide alalhoidmist soodustavad ja tulehädaohu vastu kindlustatud ruumid, millised peavad olema võimalikult väljastpoolt köetavad ja lukustatavad.
Arhivaale peab vähemalt kord kolme aasta kestel puhastama.
§ 20. Vallaarhiivist ei või arhivaale müüa ega riigi piiridest jääravalt välja viia.
Erandjuhtudel võib arhivaale võõrandada vahetuse teel ainult sellekohase vallavalitsuse otsuse põhjal, milline kuulub Siseministri kinnitamisele. Viimane kuulab enne kinnitamist ära arhiivinõukogu arvamuse.
§ 21. Kui vallavalitsus ei hoolitse vallaarhiivi eest käesolevas määruses ettenähtud korras, võib Arhiivinõukogu, ära kuulates asjaomase vallavalitsuse arvamise, korraldada selle arhiivi üleviimist kas riiklikkudesse arhiividesse või vastavasse maa- või linnaarhiivi.
Erijuhtudel, vallavolikogu ja arhiivinõukogu vastavate otsuste põhjal, võib vallaarhiivi deponeerida mõnesse riiklikku arhiivi.
§ 22. Valla ühendamise korral mõne teise vallaga jääb tema arhiiv ühendatud valla arhiiviga kokku erifondina.
Siseministril on õigus, arhiivinõukogu arvamist ära kuulates, erijuhtudel määrata ühendatud valla arhiivi lõpliku asukoha.
V. Lõppeeskirjad.
muuda§ 23. Vallaarhiivid, mille korraldus ei vasta käesoleva määruse nõuetele, tulevad korraldada vastavalt käesolevale normaal-kodukorrale ühe aasta jooksul, arvates käesoleva normaal-kodukorra maksmapanekust. Siseministri erilisel loal võib mõjuvatel põhjustel seda tähtaega pikendada.
§ 24. Käesoleva normaal-kodukorra maksmahakkamisega tühistuvad kõik senised maa- või vallavalitsuste poolt antud korraldused ja määrused vallaarhiivide korraldamise kohta.
Käesolev normaal-kodukord hakkab maksma 1. jaanuarist 1936.
Tallinnas, 16. novembril 1935.
Haridus- ja sotsiaalminister N. Kann.
Teaduse- ja kunstiosakonna direktor K. Koljo.