ENSV VST-ga 3-81. Registreerimisindeks koosneb autori perekonnanime -esitähest ja saabunud ettepaneku, avalduse või kaebuse järjekorranumbrist (näiteks K-401). Registreerimisindeksit võib täiendada muude tähistega, mis tagavad kodanike ettepanekute, avalduste ja kaebuste süstematiseerimise, leidmise, analüüsi ja säilimise.
4. Kodanike korduvatele ettepanekutele, avaldustele ja kaebustele antakse registeerimisindeks nende saabumise järjekorras, registreerimis ja kontrollkaardi vastavasse lahtrisse aga märgitakse esimese ettepaneku, avalduse või kaebuse registreerimisindeks. Korduvate ettepanekute, avalduste ja kaebuste paremasse ülanurka ning registreerimis- ja kontrollkaartidele tehakse märge „KORDUV“ ja nende juurde koondatakse kogu eelnev kirjavahetus.
Korduvateks tuleb lugeda ettepanekuid, avaldusi ja kaebusi, mis on saabunud ühelt ja samalt isikult ühes ja samas küsimuses, kui esmakordse ettepaneku, avalduse või kaebuse esitamisest on möödunud seadusandlusega kehtestatud läbivaatamistähtaeg või kui avaldaja ei ole rahul talle antud vastusega.
Ühe ja sama isiku ettepanekud, avaldused ja kaebused ühes ja samas küsimuses, mis on saadetud erinevatele adressaatidele ja on saabunud läbivaatamiseks ühte ja samasse asutusse, võetakse arvele esmakordse ettepaneku, avalduse või kaebuse registreerimisindeksi all, millele lisatakse murrujoone taga järjekorranumber (näiteks K-401/1, K-401/2, K-401/3).
5. Registreerimis- ja kontrollkaartide eksemplaride ja kartoteekide arv asutuses määratakse kindlaks vastavalt ettepanekute, avalduste ja kaebuste arvelevõtmise, teatmetöö, nende lahendamiseks antud korralduste täitmise kontrolli ja nende analüüsi tagamise vajadusele. Kartoteeke võib moodustada ettepanekuid, kaebusi ja avaldusi esitanud isikute perekonnanimede tähestikulises järjekorras ning kirjades käsitletud küsimuste teemade järgi.
Vajaduse korral võib pidada avaldusi, kaebusi ja ettepanekuid esitanud kodanike perekonnanimede tähestikulist registrit.
6. Kontroll kodanike ettepanekute, avalduste ja kaebuste õigeaegse lahendamise üle asutustes pannakse ametiisikutele, kes on kohustatud tagama kirjade tähtajalise, õige ja täieliku läbivaatamise ning kodanike ettepanekute, avalduste ja kaebuste suhtes vastuvõetud otsuste täitmise.
Kodanike ettepanekud, avaldused ja kaebused, mis on saadetud asutusse erinevate adressaatide poolt, kes nõuavad läbivaatamise tulemuste teatamist, võetakse erilise kontrolli alla. Sel juhul märgistatakse registreerimis- ja kontrollkaartide kõik eksemplarid ning ettepanekud, avaldused ja kaebused ENSV VST-ga 3-81 kindlaksmääratud kohas templiga „KONTROLL“ või kontrollmärkega „К“.
Kodanike ettepanekuid, avaldusi ja kaebusi, millele antakse vahepealsed vastused, kontrolli alt maha ei võeta. Kontroll lõpeb alles siis, kui on tehtud otsus ja rakendatud ellu piisavad abinõud ettepaneku, avalduse või kaebuse lahendamiseks. Otsuse kodanike ettepanekute, avalduste või kaebuste kontrolli alt mahavõtmise kohta teevad asutuste juhid või teised ametiisikud, kes vastutavad kodanike kirjade tähtajalise ja õige läbivaatamise eest.
