7. Vastuseid kodanike ettepanekutele, avaldustele ja kaebustele annavad asutuste juhid ning teised selleks volitatud ametiisikud. Vastuse võib anda kirjalikus või suulises vormis. Suulise vastuse korral tehakse registreerimis- ja kontrollkaardile vastav kirje.
Vastuse indeks koosneb registreerimisindeksist ja selle toimiku numbrist (nomenklatuuri järgi), milles hoitakse kirjavahetust vastavas küsimuses.
Kodanike ettepanekud, avaldused ja kaebused loetakse lahendatuks, kui kõik. nendes püstitatud küsimused on läbi vaadatud, kui nende lahendamiseks on rakendatud vajalikke abinõusid ja antud ammendavad vastused kooskõlas kehtiva seadusandlusega.
8. Asutuste juhid või nende ülesandel teised ametiisikud peavad süstemaatiliselt analüüsima ja üldistama kodanike ettepanekuid, avaldusi ja kaebusi ning nendes sisalduvaid praktilisi märkusi, et õigeaegselt välja selgitada ja kõrvaldada kodanike õiguste ja seadusega kaitstud huvide rikkumiste põhjused ja täiustada asutuste tööd.
Materjale analüüsimiseks ja üldistamiseks valmistavad ette ametiisikud, kes tegelevad kodanike ettepanekute, avalduste ja kaebuste alase asjaajamisega, ning vormistavad need analüütiliste õienditena, mis esitatakse asutuse juhile iga aasta 15. jaanuariks. Jooksva iseloomuga analüütilisi õiendeid koostatakse vastavalt vajadusele.
9. Kodanike ettepanekud, avaldused ja kaebused tuleb pärast lahendamist tagastada koos kogu juurdekuuluva materjali ning registreerimisja kontrollkaardi eksemplariga kodanike ettepanekute, kaebuste ja avaldustega seotud asjaajamisega tegelevatele ametiisikutele toimikute ja kartoteekide tsentraliseeritud moodustamiseks. Toimikute moodustamine ja pidamine täitjate juures on keelatud.
Igal ettepanekul, avaldusel ja kaebusel peab pärast lõplikku lahendamist ja täitmist olema kirje „TOIMIKUSSE“ ja selle otsuse teinud ametiisiku isiklik allkiri.
Kodanike ettepanekud, avaldused ja kaebused, vastuste ärakirjad ning dokumendid, mis on seotud nende lahendamisega, samuti kodanike isiklikku vastuvõttu puudutavad dokumendid ühendatakse toimikusse vastavalt asutuse kinnitatud toimikute nomenklatuurile.
Dokumendid paigutatakse toimikutesse kronoloogilises või tähestikulises järjekorras. Iga ettepanek, avaldus või kaebus ja kõik nende läbivaatamisse ja lahendamisse puutuvad dokumendid moodustavad toimikus iseseisva grupi. Korduva ettepaneku, avalduse või kaebuse või täiendavate dokumentide saamisel paigutatakse need vastava dokumendigrupi juurde.
Toimikute moodustamisel kontrollitakse dokumentide toimikusse paigutamise õigsust ja nende täielikkust (komplektsust). Lahendamata jäänud ettepanekute, avalduste ja kaebuste, samuti ebaõigesti vormistatud dokumentide õmblemine toimikutesse on keelatud.
Toimiku kaas vormistatakse vastavalt GOST-ile 17914-72.
10. Kodanike ettepanekuid, avaldusi ja kaebusi säilitatakse ja kasutatakse asutuses teatmelisel ja muul otstarbel.
Vastutus kodanike ettepanekute, avalduste ja kaebustega seotud
