Arvestuskaardil registreeritakse samuti ettepaneku, avalduse või kaebuse lahendamisse puutuv kirjavahetus ja kodanikule antud vastus.
Väljaminevate kirjade lauajuhendit ettepanekute, avalduste ja kaebuste alal eraldi ei peeta.
4. Kodanike kirjalike ettepanekute, avalduste ja kaebuste läbivaatamine
Pärast registreerimist esitatakse ettepanekud, avaldused ja kaebused läbivaatamiseks asutuse juhatajale, tema asetäitjale või selleks määratud vastutavale töötajale, kes iga avalduse lahendamise suhtes teeb konkreetse korralduse. Seejärel antakse läbivaadatud ettepanekud, avaldused ja kaebused tagasi registreerijale, kes kannab juhtkonna korraldused lauaj ühendisse või arvestuskaardile ja korraldab kodanike kirjade üleandmist või edasisaatmist täitjaile.
Asutused ja nende ametiisikud, kelle pädevusse ei kuulu ettepanekutes, avaldustes ja kaebustes tõstatatud küsimuste lahendamine, saadavad need hiljemalt 5 päeva jooksul vastavale asutusele, teatades sellest esitajaile.
Kui ettepanek või avaldus saadetakse allasutusele täitmiseks, tuleb selle üle samaaegselt organiseerida kä pidev kontroll.
Kodanike kaebusi, milles kritiseeritakse ametiisikute tegevust, ei või ühelgi juhul suunata lahendamiseks nendele ametiisikutele, kelle tegevuse peale kaevatakse.
Kui ettepanek, avaldus või kaebus kuulub lahendamisele allasutuses ja viimane peab oma otsusest teatama ettepaneku, kaebuse esitajale või avaldajale, siis saadetakse vastavale allasutusele selleks koos saatekirjaga ettepaneku, avalduse või kaebuse originaal.
Märkus. Ettepaneku, avalduse või kaebuse originaal saadetakse ja jääb sellesse asutusse, kes annab kodanikule vastuse.
Kui lahendamine võetakse keskasutuse kontrolli alla, jätab viimane endale ettepaneku, avalduse või kaebuse ärakirja või selle sisu lühikokkuvõtte, originaali aga saadab lahendavale allasutusele. Sel puhul informeerib allasutus keskasutust kodanikule antud vastuse ärakirjaga (vastuse ärakirja teine eksemplar säilitatakse ettepaneku, avalduse või kaebuse originaali juures).
Märkus. Erandjuhtumeil, kui asjaolud seda nõuavad, teatatakse kontrollivale asutusele ettepaneku, avalduse või kaebuse lahendamise tulemus koos selgitavate materjalidega eraldi ettekandes.
Kui ettepanek, avaldus või kaebus saadetakse allasutusele mitte lahendamiseks vaid kontrollimiseks, s. o. asjaolude selgitamiseks ja ettepaneku esitamiseks, saadetakse koos saatekirjaga, milles on konkreetselt näidatud, mida vaja kontrollida või selgitada, kas ettepaneku, avalduse, kaebuse ärakiri või originaal. Originaali saatmise korral nõutakse koos kontrolli tulemuste esitamisega kä ettepaneku, avalduse või kaebuse tagastamist.
Sel juhul teeb ettepaneku, avalduse või kaebuse kohta otsuse ja annab avaldajale vastuse kõrgemalseisev (kontrolliv) asutus.
