valmistatakse tähestiku jaoks väljalõigatud äärega, mis kergendab edaspidist tööd.
Registreerimine toimub ettepaneku, kaebuse esitaja või avaldaja perekonnanime esimese tähe järgi lauajuhendi sama tähe jaoks määratud leheküljel (registris), kirja sissetulemise järjekorras. Täht, mille all avaldus on registreeritud, järjekorranumber ja registreerimise kuupäev märgitakse avalduse esikülje kõige vabamale servale.
Sissetulemise järjekorranumber koos registri tähega on ühtlasi kodanikuga (või tema suhtes) peetava kirjavahetuse numbriks.
Märkus. Anonüümsed ja kollektiivsed avaldused registreeritakse lauajuhendi eriregistritesse („Аn“ või „Kol“ all).
Korduv ettepanek, avaldus või kaebus samas küsimuses registreeritakse esimese avalduse juurde (lahter 10) märkusega „teistkordne — kuupäev“. Kui samalt kodanikult saabub avaldus teises küsimuses, registreeritakse see uue järjekorranumbri all.
2. Registreerimine kronoloogilises järjekorras
Kodanike ettepanekud, avaldused ja kaebused registreeritakse lauajuhendis nende saabumise järjekorras.
Igale sissetulnud kirjale pannakse number saabumise järjekorras. Saabunud kirja leidmise hõlbustamiseks kodaniku nime järgi peetakse tähestikulist registrit, kuhu märgitakse kodaniku nimi ja kirja registreerimise number.
Registreerimine kartoteegisüsteemis
Asutustes, kus sissetulnud ettepanekute, avalduste ja kaebuste hulk aastas on suurem kui 600, on otstarbekohane pidada kartoteegilist arvestust.
Registreerimine kartoteegisüsteemis seisneb selles, et iga ettepaneku esitaja, avaldaja või kaebaja kohta avatakse eraldi kaart (lisa nr. 3), kuhu kantakse kõigi temalt saabunud ettepanekute, avalduste või kaebuste sisu kokkuvõte ning andmed nende lahendamise ja dokumentide säilitamise kohta.
Kartoteegilise arvestuse juures hoitakse kaardid kartoteegis ettepaneku, kaebuse esitaja või avaldaja perekonna- ja eesnime järgi tähestikulises järjestuses, selleks et eksimatult kindlaks teha ettepaneku, avalduse või kaebuse olemasolu ja anda kiiresti õiendid kõigis lahendamisse puutuvates küsimustes.
Sissetulnud ettepanekute, avalduste ja kaebuste üldarvu kindlakstegemiseks, s. o. neile järjekorranumbri andmiseks ja analüüsiks vajalike andmete kogumiseks seatakse kartoteegilise arvestuse juures sisse abilauajuhend lihtsustatud vormis (lisa nr. 4). Abilauajuhendi järjekorranumber on ühtlasi ettepaneku, avalduse või kaebuse esitanud kodanikuga (või tema suhtes) peetava kirjavahetuse numbriks ning see märgitakse arvestuskaardile registreerimise numbrina.
Märkus. Korduva ettepaneku, avalduse või kaebuse puhul kasutatakse väljastamisnumbrina esimese avalduse registreerimise numbrit.
